ПОЛИТИКА в отношении
ЗАЩИТЫ И ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Общество с ограниченной ответственностью «Управляющая компания «Светлая долина»
1. Общие положения
1.1 Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) составлена в соответствии с пунктом 2 статьи 18.1 Федерального закона «О персональных данных» 152-ФЗ от 27 июля 2006 г., а также иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации в области защиты и обработки персональных данных (№ 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», постановлением Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 года, № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных») и действует в отношении всех персональных данных» (далее — ИД), которые Общество с ограниченной ответственностью «Управляющая компания «Светлая долина» (далее — ООО УК «Светлая долина», Оператор, Общество) может получить от субъекта персональных данных, являющегося стороной по гражданско-правовому договору, по договору управления многоквартирным домом, а также от субъекта персональных данных, состоящего с Оператором в отношениях, регулируемых гражданским и трудовым законодательством.
1.2 Обработка персональных данных осуществляется на основе принципов:
- законности целей и способов обработки персональных данных;
- соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора;
- соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
- достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
- недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных.
1.3 Оператор обеспечивает защиту обрабатываемых персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, неправомерного использования или утраты в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 г. -М2 152-ФЗ «О персональных данных».
1.4 Изменение Политики
Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.
2. Термины и принятые сокращения
- персональные данные (ИД)- любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, сведения о воинском учете, номер телефона, адрес электронной почты, банковские реквизиты, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация
Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Информационная система персональных данных (ИСИД) — совокупность содержащихся в базах персональных данных, их обработку информационных технологии и технических средств.
Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Оператор — организация, самостоятельно или совместно с другими лицами организующая обработку персональных данных, а также определяющая цели обработки персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Оператором является ООО «УК «Светлая долина», место государственной регистрации: 420083, г. Казань, ул. Натана Рахлина, д. 5, пом. 1008
З. Цели обработки персональных данных
3.1 Цели обработки персональных данных:
- для осуществления уставной деятельности
- осуществление трудовых отношений;
- осуществление гражданско-правовых отношений
- использование информации о собственниках помещений в целях исполнения договора управления многоквартирным домом
- для осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных на предприятие действующим законодательством
4. Условия обработки и порядок получения персональных данных
4.1 Получение ПД
4.l.l. Все ПД следует получать от самого субъекта. Если ПД субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.
4.1.2 Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПД, характере подлежащих получению ПД, перечне действий с ПД, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.
4.1.3. Документы, содержащие ПД, создаются путем:
- копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство и др.);
- внесения сведений в учетные формы, в том числе в карточку поквартирного учета; получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др.).
4.2 Обработка ПД.
4.2.1 Обработка персональных данных осуществляется:
- с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
- в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей;
- в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее — персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).
- без согласия субъекта, если обработка осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных
4.2.2 Обработка персональных данных в ИСПД с использованием средств автоматизации осуществляется в соответствии с требованиями «Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17.11.2007, № 781, нормативных и руководящих документов уполномоченных федеральных органов исполнительной власти.
4.2.3. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации (в виде документов на бумажных носителях и в электронном виде (файлы, базы банных) на электронных носителях информации) осуществляется в соответствии с «Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации 15.09.2008 №687.
4.3 Категории субъектов персональных данных.
Обрабатываются ПД следующих субъектов ПД:
- физические лица, состоящие с ООО «УК «Светлая долина» в трудовых отношениях;
- физические лица, уволившиеся из ООО «УК «Светлая долина»;
- физические лица, являющиеся кандидатами на работу.
4.3.1 ПД, обрабатываемые Оператором:
- данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
- данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
- данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений;
- данные, полученные в целях исполнения договора управления многоквартирным домом
4.3.2 Обработка персональных данных ведется:
— с использованием средств автоматизации;
— без использования средств автоматизации.
4.4 Хранение ПД.
4.4.1 ПД субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
4.4.2 ПД зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах, либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
4.4.3 ПД субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.
4.4.4 Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПД, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.
4.4.5 Хранение ПД в форме, позволяющей определить субъекта ПД, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
4.4.6 Право доступа к персональным данным субъектов персональных данных на бумажных и электронных носителях имеют работники предприятия в соответствии с их должностными обязанностями
4.5 Уничтожение ПД.
4.5.1 Уничтожение документов (носителей), содержащих ПД, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
4.5.2 ПД на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
4.5.3 Факт уничтожения ПД подтверждается документально актом об уничтожении носителей.
4.6 Передача ПД.
4.6.1 Оператор передает ПД третьим лицам в следующих случаях:
- субъект выразил свое согласие на такие действия;
- передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.
4.6.2 Перечень лиц, которым передаются ПД.
Третьи лица, которым передаются ПД:
- Пенсионный фонд Российской Федерации для учета (на законных основаниях);
- налоговые органы Российской Федерации (на законных основаниях);
- Фонд социального страхования Российской Федерации (на законных основаниях);
- территориальный фонд обязательного медицинского страхования (на законных основаниях);
- страховые медицинские организации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию (на законных основаниях);
- банки для перечисления заработной платы (на основании договора);
- органы МВД России в случаях, установленных законодательством;
- специализированные организации, в т.ч. информационно-расчетные центры в рамках договорных отношений по начислению платы за жилое помещение и коммунальные услуги
4.6.3 Оператором и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Оператор или иное получившее доступ к персональным данным лицо обязано не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
5. Защита персональных данных
5.1 Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.
5.2 Все документы, содержащие персональные данные, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).
5.3.1 Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
5.3.2 Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.
5.3.3 Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту ПД.
5.4 Основными мерами защиты ПД, используемыми Оператором, являются:
5.4.1 Назначение лица, ответственного за обработку ПД, которое осуществляет организацию обработки ПД, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите ПД.
5.2.2 Определение актуальных угроз безопасности ПД при их обработке в ИСПД и разработка мер и мероприятий по защите ПД.
5.2.3 Разработка Политики в отношении обработки персональных данных.
5.2.4 Установление правил доступа к ПД, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПД в ИСПД.
5.2.5 Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.
5.2.6 Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.
5.2.7 Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.
5.2.8 Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность ПД и исключающих несанкционированный к ним доступ.
5.2.9 Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.
5.2.10 Восстановление ПД, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
5.4.1 Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.
5.4.12 Осуществление внутреннего контроля и аудита.
6. Основные права субъекта ПД и обязанности Оператора
6.1 Основные права субъекта ПД.
Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:
- подтверждение факта обработки ПД Оператором;
- правовые основания и цели обработки ПД,
- цели и применяемые Оператором способы обработки ПД;
- наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к ПД или которым могут быть раскрыты ПД на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- порядок осуществления субъектом ПД прав, предусмотренных действующим законодательством;
- наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПД по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
- обращение к Оператору и направление ему запросов;
- обжалование действий или бездействия Оператора.
6.2 Обязанности Оператора.
Оператор обязан:
- при сборе ПД предоставить информацию об обработке ПД;
- в случаях если ПД были получены не от субъекта ПД, уведомить субъекта;
- при отказе в предоставлении ПД субъекту разъясняются последствия такого отказа;
- опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПД, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПД;
- принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПД от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, распространения ПД, а также от иных неправомерных действий.
7.Меры ответственности за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных.
7.1. Разглашение персональных данных работника Общества, клиентов Общества, персональных данных собственников многоквартирных домов по договорам управления, то есть передача посторонним лицам, не имеющим к ним доступа; публичное раскрытие; утрата документов и иных носителей, содержащих персональные данные, иные нарушения обязанностей по их защите, обработке и хранению, установленных в настоящей Политике, а также иными локальными нормативными актами Общества, лицом, ответственным за получение, обработку и защиту персональных данных работника, влекут наложение на него дисциплинарного взыскания - выговора, увольнения.
7.2. В случае причинения ущерба Обществу работник, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и совершивший указанный дисциплинарный поступок, несет полную материальную ответственность в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 Трудового кодекса РФ.
7.3. Работник Общества, имеющий доступ к персональным данным сотрудников и незаконно использовавший или разгласивший указанную информацию без согласия сотрудников из корыстной или иной личной заинтересованности и тем самым причинивший крупный ущерб, несет уголовную ответственность на основании ст. 88 Уголовного кодекса РФ.
8. Заключительное положение
8.1. Настоящая Политика вступает в силу с момента утверждения директора ООО «УК «Светлая долина»
8.2. Действующая редакция Политики храниться по адресу: г. Казань, ул. Натана Рахлина, д. 5, электронная версия Политики — на сайте ООО «УК «Светлая долина» - ukdolinasv.ru